Управление закупками, складом, и потребелением расходных материалов

Возможная ситуация

•   Вы заметили, что в структуре расходов медицинского центра, затраты на расходные материалы составляют слишком большую долю.

•   В результате расширения в Вашем медицинском центре существует несколько складов материалов и несколько сотрудников, имеющих отношение к закупке и выдаче расходных материалов. 

•   В результате наблюдается дублирование многих функций, рост трудозатрат и путаница в цепочке поступления материалов от поставщика через склады к конечному специалисту-потребителю.

•   На этапе потребления материалов конечными специалистами наблюдаются тревожные тенденции: специалисты имеют возможность получить материалы с центрального склада в любом объеме и когда захотят - без дальнейшей инвентаризации их минискладов; специалисты одного профиля пользуются различными материалами для одной и той же манипуляции, могут от себя заказать все что захотят; процесс хранения материалов специалистами после получения с центрального склада не обустроен – любой специалист имеет доступ к личным складам других специалистов.

•   Вы знаете сколько материалов выдается специалистам со склада, но не знаете сколько реально специалистами расходуется в процессе оказания услуг. Соответственно нет возможности установить личную ответственность специалистов за выданные материалы.

•   В клинике часто происходят сбои процесса заказа-поставки материалов. Либо специалисты долго не могут получить необходимого материала, либо на складе скапливаются большие остатки материалов, замораживая оборотный капитал организации.

•   В процессе оказания услуг специалисты не экономно используют расходные материалы – либо нет соответствующей заинтересованности, либо не знают, что можно использовать экономнее.

Решение

Нашей консультационной компанией разработана комплексная программа управления закупками и потреблением расходных материалов. Все предлагаемые нами решения и технологии направлены сразу на все стадии этого бизнес-процесса:

1. Построение единой системы закупок расходных материалов. Работа с поставщиками по снижению закупочных цен.

2. АВС - анализ закупаемых материалов. Оптимизация ассортимента.

3. Оптимизация системы поступления, хранения, распределения и выдачи материалов. Снижение складских запасов и, соответственно, «замороженных» денежных средств.

4. Автоматизация учета поступления, списания, выдачи материалов. Система инвентаризации и регулярных отчетов по минискладам.

5. Снижение расходных материалов за счет более экономного использования на одну технологическую операцию (организация процесса и формирование обучающих программ).

6. Снижение до нуля возможных хищений материалов.

7. Снижение временных трудозатрат всех сотрудников организации на закупку, учет, выдачу и контроль распределения расходных материалов. Формирование системы заработных для данных сотрудников.

Данная программа существует в варианте, как для маленьких клиник, так и для крупных медицинских центров или сетевых структур.

Результат

Главный результат программы – снижение затрат клиники на закупку расходных материалов на 10% - 30%, в зависимости от исходных условий.

Дополнительные результат - снижение общих трудозатрат клиники на процессы заказа, хранения, выдачи и контроля расходных материалов.

Опыт работы

Программа реализуется с 2005 года.

Количество клиник, где была внедрена эта программа: 6